Belysse is gespecialiseerd in vloeroplossingen. Het bedrijf behoorde tot Balta, dat het merk en een deel van de activiteiten vorig jaar verkocht. “We willen onze eigen naam opbouwen. We waren niet met de naam ‘Balta’ getrouwd”, vertellen finance director Simon Kerckaert en tax manager Dries Bogaert, die toelichten hoe de finance afdeling er vandaag uitziet.
Het verhaal van Belysse is intussen iets meer dan een jaar ver. Eind 2021 tekende Balta een intentieverklaring om een deel van zijn activiteiten, inclusief de merknaam, te verkopen aan het Britse Victoria PLC. Een verkoop die uiteindelijk in april 2022 plaatsvond. Naast de naam ‘Balta’, werd ook een groot deel van de productie van klassieke tapijten, residentiële kamerbrede tapijten en non-woven artikelen verkocht. Belysse behield de activiteiten voor tapijttegels en hoogwaardigere kamerbrede tapijten. Aangezien bepaalde productsegmenten verweven zaten in de juridische entiteit Balta Industries, moest er eerst een carve-out gebeuren.
Gekoppeld aan de carve-out begon ook een zoektocht naar een nieuwe naam. “In september was het patent voor de nieuwe naam rond: Belysse, waarin de ‘lys’ verwijst naar de Leie, de bakermat voor de vlasboeren en de dus de bron van ons bestaan”, aldus Simon Kerckaert. Als finance director vertelt hij hoe het departement een cruciale rol speelde bij de carve-out. “Het begon met de partiële splitsing. Balta was zeer sterk verticaal geïntegreerd. Finance moest de gegevens aanleveren om tot een correcte afsplitsing te kunnen komen van de activa en passiva gerelateerd aan de bedrijfstak ITC, die niet mee in de verkoop zat, en die in een aparte vennootschap onder te brengen. Op kleinere schaal deden we hetzelfde voor Balta NV, het hoofdkwartier. Die partiële splitsing was een voorwaarde voor de verkoop.”
Afronding op vier maanden
Finance nam ook belangrijke beslissingen over wat er nodig was om vanaf dag één operationeel te kunnen zijn en verzorgde de bijhorende btw-technische kant en vennootschapsrechtelijke verplichtingen. “Vooral de afsplitsing van de IT-omgeving en procurementcontracten was belangrijk. We stelden onze leveranciers gerust over de nieuwe entiteit en zorgden er intern voor dat alle facturatie en betalingen aan de juiste vennootschap gebeurden. Geen eenvoudige oefening! Finance en legal kenden als enige de precieze structuur en konden zo een globaal overzicht bieden.”
Tax manager Dries Bogaert bevond er zich middenin. “We hadden maar vier maanden de tijd om die zware opdracht uit te voeren. Beide delen moesten onafhankelijk van elkaar kunnen opereren en kwamen in een nieuwe juridische entiteit terecht. Voor elke jurisdictie waarin je actief bent, heb je ook een nieuw btw-nummer nodig voor de nieuwe entiteit en dat lukt niet van vandaag op morgen. Dat waren mogelijke dealbreakers.” Daar kwam ook de aanvraag en implementatie van douanevergunningen op de nieuwe entiteit bij. “De operationele flow moest door blijven lopen. De periode tussen de intentieverklaring en de formele afsplitsing in april 2022 was zeer intensief. We hebben hard gewerkt om de vele deadlines te halen.”
Robuuste finance
De finance afdeling van Belysse in België bestaat uit een twintigtal medewerkers, met aan het hoofd group CFO Andy Rogiest. Onder hem staat de finance director, bevoegd voor accounting, credit control, externe rapportering, consolidatie, treasury en investor relations. De controlling op het niveau van de operations en sales behoort de controlling director toe. Tot slot vinden we in het team ook de tax manager en de verantwoordelijke voor de financiële masterdata.
Belysse is genoteerd op het Brusselse Euronext. Dat brengt uiteraard verplichtingen op het vlak van rapportering met zich mee, net als de externe schuld, die om extra rapportering en opvolging vraagt. Simon Kerckaert: “We hebben een volwaardige finance afdeling, iets wat veel mensen niet onmiddellijk verwachten wanneer ze puur afgaan op de gerealiseerde omzetcijfers van de groep. De afsplitsing heeft in dat opzicht voor niet veel verandering gezorgd, want we hebben dezelfde verplichtingen als voorheen.” Hij voegt daaraan toe dat je als beursgenoteerd bedrijf niet de luxe hebt om dingen uit te stellen. “Maar je moet er ook voor zorgen dat de werklast voor iedereen leefbaar blijft.”
In vergelijking met veel andere beursgenoteerde bedrijven beschikt Belysse niet over een enorm finance apparaat in termen van headcount. “Toch doen we maandelijks een volledige afsluiting, met verder kwartaalrapportering en halfjaarrapportering. Zo vallen we bijna van de ene afsluiting in de andere en zijn we het hele jaar door bezig met compliance. Daar komen ook de algemene vergaderingen en ondernemingsraden tussen fietsen. Daarnaast moeten we ook onvoorziene fiscale controles of vragen van de raad van bestuur behartigen. Niet altijd een gemakkelijke puzzel om te leggen”, aldus Simon Kerckaert.
Alles van fiscaliteit gebeurt steevast door dezelfde handen. Dries Bogaert: “Ik heb geen eigen team, maar de boekhouding helpt me wel bij de voorbereiding. Daar heerst een goeie appetijt voor fiscale materie en een gezonde interesse om te begrijpen waarom de gevraagde taken van belang zijn. Als ze bijvoorbeeld de verworpen uitgaven moeten voorbereiden, dan komen ze naar mij voor uitleg omdat ze de logica erachter willen snappen. Dat vind ik zeer belangrijk.”
Fiscale kennis(deling)
Fiscaliteit is een ruim begrip en strekt zich uit van lokale en regionale belastingen, tot btw, inkomstenbelasting en douane. Zo komen ook bepaalde complexere vraagstukken aan bod. “De aanvraag en opzet van een vergunning ‘actieve verdeling’, een douaneregeling waarbij je goederen onder die regeling vrij van invoerrechten kan importeren, is zo’n voorbeeld. Op het vlak van fiscaliteit blijft het internationaal aspect zeker aanwezig, hoewel we onze globale footprint hebben verkleind. Dat volgt uit het feit dat we aankopen én verkopen in binnen- en buitenland”, vult de finance director aan.
Het behalen van alle fiscale deadlines is de verantwoordelijkheid van de tax manager. “De aangiftedeadlines voor de diverse belastingen liggen namelijk vast”. Het betreft niet enkel België, maar ook de aangifteverplichtingen voor de entiteiten in de VS en Luxemburg, en voor de Europese lidstaten waarin Belysse over een btw-nummer beschikken. “Ik stem wekelijks af met Simon en zijn team om te bepalen welke deadlines op ons afkomen, welke informatie uit de boekhouding nodig is en hoe we de tijdige indiening kunnen verzorgen. Daarnaast ben ik ook betrokken bij het onderhoud en de contacten met onze lokale adviseurs en de bevoegde belastingadministraties”, zegt Dries Bogaert.
Voor de tax manager is het belangrijk om in elke jurisdictie van de evoluerende wetgeving op de hoogte te zijn – en in orde te zijn met alle aangifteverplichtingen, ook de nieuwe. “Het is onmogelijk om dat alleen klaar te spelen. We werken daarom samen met lokale derde partijen, maar ook dan blijft het belangrijk ervoor te zorgen dat elke eerste versie van een aangifte tijdig klaar is. Zo is er ruimte voor interactie, alvorens tot een finale indiening te komen.” De fiscale wijzigingen volgt Dries zowat dagelijks. “Je moet kennis nemen van alles wat op Belgisch en Europees niveau gebeurt. Zit daar iets tussen met een mogelijke impact, dat moet je de juiste mensen tijdig informeren.”
Daar speelt ook IT een zeer belangrijke rol bij. “Het is de spil die alle nodige gegevens uiteindelijk goed moet capteren, anders loopt de rest van de implementatie ook fout. Het komt er ook op aan mensen goed te informeren over wat ze anders of nieuw moeten doen. Daarom werken we met testsystemen vooraleer iets in productie komt, waarbij we kunnen nagaan of alles fiscaal en boekhoudkundig correct is verwerkt, inclusief bijvoorbeeld de vereiste btw-vermeldingen op de factuur.”
Ongeduldige business
De tax manager is een sleutelfiguur bij complexere transacties die niet onder de day-to-day operaties vallen. “Op dat moment kijkt iedereen naar jou voor advies. Bijvoorbeeld voor het aankopen van een machine buiten de EU, want daar komt een douaneluik bij kijken. Of het doorrekenen van kosten, waarbij je moet nagaan of er geen contract achter zit dat een speciale fiscale behandeling vergt. Ik zit hier actief voor samen met collega’s van de boekhouding.”
Ook bij de uitrol van een nieuw product voor een specifieke markt komt het taksverhaal sneller om de hoek loeren dan de business verwacht. “Het is belangrijk om eerst de fysieke stromen in kaart te brengen, bijvoorbeeld wanneer we samenwerken met een partij buiten de EU voor de verkoop in een ander niet-EU-land. De business wil dan liefst zo snel mogelijk schakelen en verkopen, maar de fiscale gevolgen moeten eerst duidelijk zijn. In de prijszetting moet je rekening houden met de bijkomende kosten van additionele tax compliance of het openen van een btw-nummer. Uiteindelijk komen de gevolgen toch naar boven, dus ik zit liever vanaf dag één mee aan tafel.”
Ook de finance director herkent die ongeduldige kant van de business. “De winst die je in het begin maakt door snel te schakelen, wreekt zich vroeg of laat boekhoudkundig en fiscaal omwille van onvoorziene kosten of fiscale consequenties. Die romen een deel van de winstmarge af als je hier niet op hebt geanticipeerd. Vandaar dat de connectie met IT zo belangrijk is, om vanaf dag één systemen op te zetten die klaar zijn voor de toekomst. Dat zorgt initieel soms voor vertraging, maar we proberen telkens het minimum te doen, zodat de business wel vooruit kan. Je moet het ongeduld van de business dus balanceren met de nood aan gedegen oplossingen. Want onze ervaring leert dat tijdelijke oplossingen al snel een permanent karakter krijgen.”
Fiscale ontwikkelingen
De finance director en tax manager zijn twee kanten van eenzelfde munt, zo horen we. “Complexe en technische materie als IFRS kan je niet los zien van het taksluik. Omgekeerd heb je IFRS nodig om tot correcte taksposities te komen. We kun dus van een gezamenlijke inspanning spreken”, zegt Simon Kerckaert. Die samenwerking zet zich ook voort op andere vlakken: de financiële analyse van nieuwe businessideeën, het berekenen en rapporteren van deferred tax-posities en de businessmatige beoordeling ervan, of het bekijken van intercompany-bewegingen. “Denk aan leningen of productieakkoorden. Vanuit mijn rol kijk ik naar de looptijd en hernieuwing van leningen, Dries naar de interest die we erop moeten plakken in het licht van de geldende transfer pricing-reglementering.”
Op dat vlak stelt de tax manager een fiscale trend vast. “Het bepalen van de transfer pricing benchmarks voor intragroepleningen is steeds strikter gereguleerd. Dat moeten we bewaken. Het gaat om financiering en het doorrekenen van groepskosten, tot de distributie van goederen en contract manufacturing. Volgens de huidige Belgische administratieve richtlijnen mag onderliggende transfer pricing-documentatie niet ouder zijn dan drie jaar. Voor de opmaak van bepaalde transfer pricing-verplichtingen werken Simon en ik nauw samen, want in het kader van het jaarverslag heeft hij veel informatie ter beschikking. Die informatie is nodig om de jaarlijkse masterfile voor transfer pricing op te stellen.”
Btw in het digitale tijdperk
Als we het over fiscale ontwikkelingen hebben, komt ook VIDA (VAT in the Digital Age) aan bod, met onder andere voorgestelde wijzigingen op het vlak van facturatie en rapportering zoals we die vandaag kennen. “Daardoor kunnen in theorie geen financiële gegevens meer ontbreken, omdat alles digitaal bij de autoriteiten terechtkomt. Voor de belastingplichtigen verandert dat veel, want het gaat om digitale rapportering in real time, onder andere via gestructureerde elektronische facturatie. Niet iedereen is daar klaar voor”, meent Dries Bogaert. Hij vreest vooral de roadmap ernaartoe. “Er is sprake van 2024 en in het kader van realtime reporting zou je 48 uur tijd krijgen, inclusief het verwerkings- en goedkeuringsproces. Het is bang afwachten en ik hoop dat de verstrekte antwoorden tijdens de consultatie met bedrijven nog voor veranderingen zorgen.”
Wijzigende fiscaliteit is uiteraard een constante. “Maar het wordt er niet eenvoudiger op. Zeker op internationaal niveau beweegt er veel. Door onze grootte als groep vallen we vaak binnen het toepassingsgebied van nieuwe regels. Het implementeren van de gevolgen van de Brexit in onze processen vergde veel tijd. Ook zien we op het vlak van milieu en belastingen veel nieuwe zaken. Zo zijn er de effecten van de Europese Green Deal, met de implementatie van plastic taxes en CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism), het douanetarief op de import van koolstofintensieve producten. Binnenkort komt dan ook de uitrol van het eerder vermelde VIDA-verhaal op ons bord. Hoe, in welke vorm en volgens welk tijdsverloop is nog af te wachten. Wel duidelijk is dat het stuk voor stuk materies zijn waarvoor je moet nagaan wat de impact is op de business aan de hand van voorstudies.”
Ook op het vlak van de aanwending van overgedragen verliezen zijn de regels verstrengd. Dat heeft een directe impact en zet Bogaert er als tax manager toe aan de taksprovisies anders te managen. “Zo is in België de aanwending van verliezen boven het miljoen euro sinds inkomstenjaar 2023 beperkt tot 40%, waar dat vroeger 70% was. Het is een ‘tijdelijke’ wijziging omwille van het halen van een minimumbelasting van 15% in afwachting van de implementatie van Pillar II (Europese belastinghervorming, gericht op bedrijven met een wereldwijde omzet van meer dan 750 miljoen euro – nvdr). Dat moet je goed opvolgen, want een belasting heeft als tax cash out-positie bij ons invloed op de cashflow. Als je nieuwe ontwikkelingen dan verkeerd implementeert of te laat communiceert, kom je in de problemen.”
Efficiëntie en zichtbaarheid
Ondanks de toenemende aangifteverplichtingen en evoluerende fiscale regelgeving, blijft Dries Bogaert als tax manager hameren op het belang ervan. “Tijdig starten met de voorbereiding van de aangifteverplichtingen en een duidelijk overzicht van de deadlines in de diverse jurisdicties: die twee elementen zijn cruciaal voor een efficiënte taksfunctie. We implementeerden hiervoor een ‘tax calender’. Die bezorgt ons de nodige structuur en rust.” Bogaert voegt ‘zichtbaarheid’ toe als efficiëntievoorwaarde. “Medewerkers moeten mij durven aanspreken. Dat is belangrijk wanneer er zich nieuwigheden voordoen in de business. Ik moet vanaf dag één betrokken zijn, en niet pas vanaf het moment wanneer er iets fout loopt in de boekhouding.”
Simon Kerckaert haalt ook het belang van pragmatiek aan. “Ik sprak eerder al over het belang van structurele en blijvende oplossingen, maar je moet er nog altijd de businesswaarde tegenover blijven zetten. Het geeft geen zin om stromen op te zetten als die in verhouding nauwelijks iets opbrengen. Die beslissing nemen we binnen finance samen met de CFO. Dries en ik overleggen, en zorgen dat we met een pasklare vraag en uitleg naar de CFO kunnen trekken, die dan uiteindelijk beslist.”
Kommentit