Orakel Group is een gevestigde KMO en marktleider in het produceren van jetons en polsbandjes voor de evenementensector. Veel verschillende evenementen hebben wel een link met de groep. Maar ook buiten België, want Orakel distribueert in meer dan 100 landen. De finance functie is in volle ontwikkeling en moet de organisatie op dit moment vooral bijstaan in verdere digitalisering en automatisering.
Lees dit artikel indien u wilt weten:
- Waarom finance inzette op sterke digitalisering
- Waarvoor het bedrijf RPA inzet
Het zal misschien niet afgelopen zomer zijn geweest, maar ongetwijfeld heeft u op een festivalweide of evenementensite de producten van Orakel al letterlijk in de hand gekregen. Orakel is een pionier in polsbandjes en is uitgegroeid tot een toonaangevende speler voor een breed gamma aan producten voor elk evenement. Meer dan polsbandjes verwerkt de KMO uit Retie ook jetons, badges, promotiemateriaal en tal van ander drukwerk. Op vandaag telt de Orakel Groep, dat Orakel en b-token verenigt, 41 medewerkers en ruim 7 miljoen euro omzet.
Inzoomend op de finance functie telt Orakel Groep vandaag twee vaste medewerkers. Enerzijds is de functie verdeeld over deze twee personen in repetitieve taken, anderzijds de meer uitzonderlijke taken. Kim Coomans duidt: “Als finance manager monitor ik de financiële activiteiten van Orakel Group. Subsidies aanvragen of contacten met de bank verzorgen bijvoorbeeld, vallen onder mijn directe verantwoordelijkheid. Voor taxzaken word ik bijgestaan door een externe boekhouder.”
Welke uitdagingen bieden jullie het hoofd met de organisatie en de finance functie?
KIM COOMANS: “Onze activiteiten staan niet stil. Er komen telkens nieuwe machines bij waar we leningen voor moeten aangaan en natuurlijk rendement willen zien. Daarnaast moeten we ook correcte verzekeringen afsluiten, en recent hebben we twee bedrijven overgenomen. Daarnaast zijn we sterk bezig met de verdere digitalisering van ons bedrijf en natuurlijk ook met het ecologisch aspect van de onderneming. Dat is zowel in ons product te zien, waar we bijvoorbeeld ook jetons maken van bubbelgum, als onze productieprocessen, waar we geothermie en zonnepanelen gebruiken om energie aan te voeren.”
Wat hielden deze overnames in voor de finance functie?
“We moesten vooral gegevens aanvoeren, zoals de jaarcijfers. Samen met de zaakvoerders zijn we dan de liquiditeit en solvabiliteit nagegaan. De onderhandelingen en contracten werden door Jonas Douwen en Dirk Spooren gedaan, samen met een externe partner. Wanneer we een overname doen, wordt het finance gedeelte verder uitgevoerd door ons of indien nodig door een externe boekhouder.”
Eist jullie product van nature de inzet op ecologische duurzaamheid?
“We zorgen ervoor dat onze voetafdruk zo klein mogelijk blijft. Het is niet dat we een zware uitstoot hebben maar we verbruiken wel veel energie door ons groot aantal machines. Die verbruiken stroom en gebruiken water om af te koelen, via zonnepanelen zorgen we ervoor dat we op een duurzame manier elektriciteit opwekken. Daarnaast recycleren we ook ons afvalmateriaal. Dat versmelten we en gaan we opnieuw malen voor hergebruik. We maken jetons van zetmeel, gerecycleerd polystyreen, gerecycleerde visnetten en kauwgomafval. Er is met andere woorden zeker een duurzaam bewustzijn bij Orakel Group.”
Wat is de impact van de digitale transformatie?
“Naar de verkoopzijde van onze business toe bestellen de klanten al langer online, dat proces is geautomatiseerd. Het order loopt automatisch, rolt hier van de band, wordt verpakt en opgestuurd. Voor de aankoopzijde zijn we net voor de coronacrisis begonnen om deze stromen meer te automatiseren. We hebben verschillende opties doorlopen en uiteindelijk bleek Robonext het meest aan te sluiten bij onze behoeftes. Het programma van Robonext, deze bot, kan alles netjes invoeren in SAP Business One.”
Hoeveel processen zijn er dan beïnvloed door een bot?
“Voorlopig slechts de aankoopzijde maar wel in verschillende dossiers, aangezien we met verschillende boekhoudingen zitten voor onze entiteiten waaronder Orakel Group, Orakel en b-token. Voor de logische checks gebeuren er natuurlijk nog menselijke interventies want hiertoe is de robot op dit moment nog niet in staan.”
Wat bespaart dit jullie van tijd?
“We hebben het niet in high numbers bijgehouden maar we merken natuurlijk wel dat er druk van ons werk is gehaald. We kunnen ons nu meer focussen op andere taken en die nauwkeuriger en beter uitvoeren. Zoals bijvoorbeeld aanmaningen in de verschillende entiteiten. Mijn collega kan de meer repetitieve zaken toevertrouwen aan de robot, en grotendeels bijstaan met de meer analytische zaken.”
Wie is de RPA-process owner?
“Dat is Robonext zelf omdat de complexiteit van ons programma te groot is. De bot moet eigenlijk al bepalen bij welk bedrijf de facturen horen en bepaalde opties doorkruisen aan de hand van een template. Voor ons is dat te complex om zelf de template te maken. Robonext verleent ons dus de service om deze op te maken voor ons. En ze helpen ons natuurlijk ook wanneer er zich problemen voordoen.”
Heeft de robot ook zaken gewijzigd aan de initiële handeling?
“Neen, wat de robots doen is eigenlijk een overname van hoe wij zouden inboeken.”
Hebben jullie zelf de ambitie om bots verder te ontwikkelen?
“Neen, op dit moment zeker niet. We krijgen een goede service en merken toch wanneer we hier vakmensen in betrekken, alles goed loopt.”
Ziet u de inzet van bots nog verder evolueren?
“Ja, zeker. We zijn samen met Robonext bezig aan een nieuw project. We verkopen zo onze producten ook via verschillende verkoopplatformen. Daar kunnen klanten automatisch een factuur laten aanmaken, maar daarom staat het nog niet in ons systeem. We bekijken hoe we met een bot die XML-bestanden kunnen laten overzetten en inboeken als verkoopfactuur. Op termijn willen we ook de loonboekingen volledig automatisch laten lopen. Voor de kleine, repetitieve zaken blijven we dus denken aan de bot.”
Hoe vaak kijken jullie samen met de zaakvoerders naar de cijfers?
“Tenzij we iets opmerken in het systeem waarvoor feedback nodig is, kijken we één keer per maand echt diep naar de cijfers. Elke dag stemmen we alles correct af, we zitten elke ochtend hiervoor samen, een leuk begin van de werkdag.”
Welke langetermijnverwachtingen zijn er met Orakel Groep?
“We zouden graag jaarlijks een groei van 5 procent bewerkstelligen. Als organisatie zijn we zeer toekomstgericht, zo maakten we al plannen tot en met 2050. We gaan ook telkens kijken naar andere aspecten op de markt. Zo kwam Eurotag er het afgelopen jaar bij. In de toekomst blijven we kijken hoe andere activiteiten aansluiten op onze business.”
Comments